Le contact humain (physique ou virtuel) est une composante fondamentale d'un événement réussi. Les représentants de votre événement sont, entre autres, les hôtes de votre événement, et constituent le principal point de contact avec votre public. Il est donc crucial de faire preuve de diligence en diversifiant les missions confiées aux hôtes.
Valoriser l'hôte
L'hôte d'aujourd'hui n'est ni un pot de fleurs, ni un figurant. La pratique du "juste sourire et saluer" appartient au passé.
Vos hôtes représentent une réelle valeur sur chaque prestation pour rendre l'ensemble de la production événementielle agréable, fluide et humaine ⇒ Vos hôtes prennent soin de vos invités, alors prenez soin d'eux :
Veillez à la diversité des profils dans votre recrutement, ainsi qu'à la parité hommes-femmes : transmettez des messages en accord avec l'éthique de votre marque.
Faites appel à des prestataires qualifiés plutôt qu'à des indépendants
via une agence d'hôtesses bienveillante.
N'oubliez pas les pauses : votre ou vos hôtes ne peuvent pas être opérationnels à 100% pendant toute la durée de l'événement s'ils ne prennent pas le temps de se reposer une seconde (sans compter que c'est légalement obligatoire !). Prévoyez également des repas et des collations, ainsi que des horaires acceptables.
Ne limitez pas les personnalités et faites confiance à vos hôtes pour être eux-mêmes tout en étant professionnels. Innovez dans les costumes et les tenues pour mettre en valeur votre marque.
Aujourd'hui, proactivité, anticipation, force de proposition sont les mots clés qui définissent le métier d'hôte.
Objectifs pendant l'événement
Il existe une multitude d'autres tâches sans rapport avec le COVID à confier à vos hôtes pendant l'événement :
La distribution et l'impression des badges
La gestion du vestiaire, qui est cruciale : si un invité ne peut pas récupérer son manteau ou si la queue est trop longue, il partira mécontent. Même si votre événement a été un succès jusqu'à ce moment-là, votre public repartira avec une mauvaise expérience et l'associera à l'ensemble de votre événement.
Orientation des invités : parce que se sentir perdu dans un événement est un sentiment désagréable, vos hôtes doivent être le soutien de votre public et proposer leur aide de manière proactive. Ce n'est pas du travail de concierge, mais si on s'en approche, c'est aussi bien :). Si vous disposez d'un auditorium ou si vous organisez un événement placé, confiez le placement au personnel d'accueil.
La distribution de goodies et de ressources utiles : Les hôtes offrent également une expérience personnalisée à vos invités. Profitez-en pour demander aux hôtes et hôtesses de distribuer des mots doux à chacun de vos invités.
La préparation de petites tâches opérationnelles pour
faciliter la réalisation de l'événement : plier les serviettes pour un gala, disposer le buffet ou les chaises dans la salle, aider au rangement et au nettoyage lors du montage et du démontage de l'événement... Autant de petits détails dont les hôtes peuvent s'occuper et qui amélioreront le déroulement de votre production.
Le timing impeccable du micro : il n'est pas rare de voir des invités qui veulent parler d'un bout à l'autre de la salle, avec un seul micro, et un temps énorme entre chaque question. Puisque le rôle de vos hôtes et hôtesses est de rendre l'expérience de votre événement plus fluide, il leur incombe de penser à préparer plusieurs microphones à différents endroits de la salle. Ainsi, votre événement s'enrichit car il est mieux organisé. Vous êtes également invités à proposer une solution d'interaction en direct pour vos participants.
Enquêtes de satisfaction post-événement : grâce aux tablettes numériques, l'avis de vos invités sur l'événement peut être recueilli en quelques secondes grâce à des enquêtes efficaces.