A priori, le concept de dématérialisation de documents est nébuleux pour un certain nombre de personnes puisqu’il est souvent réduit au simple concept de numérisation. C’est pourtant un concept plus vaste qui concerne tout un système dont nous allons découvrir ici les tenants et aboutissants.
Définition de dématérialisation de documents
La dématérialisation des documents n’est pas uniquement le fait de les numériser en vue de leurs utilisation et conservation virtuelles. Elle est une opération étendue qui intéresse tout le processus concernant les documents. Elle commence par la création des documents au format numérique, une création qui fait entrer en jeu des outils comme l’ERP, le SIRH et les applicatifs métiers. Elle concerne ensuite la mise en œuvre de tout un système de transmission de documents numériques par Internet et via les réseaux informatiques, système qui est sécurisé par des procédures techniques de tri, de vérification, d’indexation, de sauvegarde et de mise à disposition conditionnée ou libre.
Distinguer numérisation de dématérialisation
Numériser un document, c’est tout simplement créer une version numérique à partir d’un document papier tangible. Il suffit d’un scanner couplé avec un logiciel de reconnaissance de caractères pour le faire. Dématérialiser les documents en revanche, c’est gérer par le numérique tout le processus permettant de les créer, enregistrer, mettre à disposition, faire circuler, contrôler, valider, copier, transformer, partager, restreindre, indexer et stocker. La numérisation n’est donc qu’une étape possible de la dématérialisation de documents. Cette dématérialisation implique une organisation de la chaîne de travail qui met en œuvre différentes compétences. Elle fait l’objet de la création de différentes solutions par les spécialistes de la gestion documentaire.
Exemple de dématérialisation de processus
Quoi de plus simple comme exemple que la facture et le processus l’intéressant ? Afin de ne plus utiliser le papier, le stylo, la gomme, la règle et bien sûr le facteur ou le coursier et éventuellement le classeur, la dématérialisation va intervenir à tous les niveaux : au niveau de la création par Word, de la conversion en PDF, de la transmission par Internet ou par voie d’EDI, de la vérification sur ordinateur, de la validation digitale, de l’enregistrement des données dans l’ERP et de l’archivage avec indexation sur disque dur. La dématérialisation moderne implique l’automatisation d’une partie des opérations précitées. Chaque type de document a bien sûr son processus particulier de dématérialisation.
La dématérialisation des documents est devenue un impératif dans le fonctionnement de toute entreprise qui ne veut pas être retardée par la lourdeur du papier. Si elle peut être complète pour les toute petites entreprises, elle ne peut souvent être que partielle chez les autres entreprises où les preuves sur papier sont encore nécessaires pour les affaires administratives et juridiques.
