Généralement reléguée au dernier rang, la gestion de la facturation constitue une tâche cruciale pour les entreprises. Soumise à une réglementation, la facture représente, par-dessus tout, une pièce justificative pour la comptabilité de l’entreprise. Une bonne gestion est donc requise pour être sûre d’être aux normes et assurer une gestion saine de la trésorerie. Voici quelques conseils pour bien gérer la facturation de l’entreprise.
Mettre en place un système de gestion de la facturation efficace
La gestion de la facturation implique la mise en place d’un système précis, voire propre à l’entreprise. De l’établissement de la facture au recouvrement, en passant par la relance facture impayée, il faut définir certaines modalités. Cela se matérialise par le respect des conditions générales de ventes.
Élaboration des conditions générales de ventes
Pour bien gérer la facturation de l’entreprise, il convient d’élaborer des clauses liées à la vente. Il s’agit des conditions générales de ventes de l’entreprise. Elles régissent l’ensemble des règles et modalités de paiement à suivre par le client. Son élaboration permet de mettre en place un certain processus de facturation. Cela permet aussi d’avoir un moyen de preuve en cas de non-respect des engagements par le client. Ce conseil juridique est très utile dans la gestion efficace de la facturation.
Communication des modalités de paiement de l’entreprise
Après avoir établi les conditions générales de ventes de l’entreprise, il faut bien les communiquer au client. Avant chaque prestation, il convient de s’assurer que les clients comprennent et adhèrent aux règles éditées dans les conditions. Il ne s’agit pas d’une simple communication, mais la compréhension par les clients des effets de l’acceptation des conditions. Les conditions générales de ventes peuvent prendre en compte le montant, la nature des avances versées, la date et le délai de paiement.
Utiliser des méthodes pour optimiser la gestion de la facturation
La mise en place d’un système de facturation ne suffit pas pour une gestion efficace. Il faut utiliser certaines méthodes pour optimiser sa gestion. Cela commence par l’identification de la personne responsable de la facturation et le logiciel que cette dernière doit employer.
Automatisation du processus de facturation
L’automatisation du processus est une solution pour une gestion efficace de la facturation. Il existe plusieurs outils et logiciels de comptabilité pour l’automatisation des tâches liées à la facturation. L’utilisation d’un logiciel pour l’établissement de la facture permet d’optimiser son temps et de simplifier le processus de facturation.
Vérification de la solvabilité des clients et demande d’une avance
L’une des approches de gestion de facturation à employer est la vérification de la solvabilité des clients. Si vous connaissez généralement les habitudes de paiement des anciens clients, celles des nouveaux clients restent encore à déterminer. De ce fait, une enquête de solvabilité est requise afin de se renseigner sur les antécédents de ces derniers. Le cas échéant, demandez une avance pour avoir une certaine protection.
Suivre la facturation et les règlements par les clients
Le suivi des factures est une tâche particulièrement importante pour l’entreprise. De l’émission de la facture au règlement, une procédure bien définie doit être établie pour favoriser les encaissements des clients. Il convient donc de suivre certaines règles précises pour assurer le suivi et les règlements des factures.
Émission des factures
L’émission des factures est une étape préalable au suivi et au règlement. Pour un bon suivi, il faut d’abord émettre rapidement les factures afin de ne pas retarder les entrées de fonds. Il convient alors de facturer le client aussitôt qu’une vente est conclue.
Mise en place d’un plan de relance
La relance doit intervenir aussitôt qu’un retard de paiement est remarqué. Le processus de rappel peut varier selon que le client est une administration, un professionnel ou un particulier. Il convient tout simplement de mettre en place un plan de relance compte tenu des caractéristiques des clients.
L’envoi d’un courrier recommandé est requis avant de recourir à des mesures drastiques dans le cadre de non-paiement d’une facture.
Pour finir, la gestion de la facturation est une activité qui demande rigueur et organisation. Il faut donc employer les solutions énumérées dans ce billet pour une gestion efficace de la facturation.