Vous êtes propriétaire dʼun établissement de location saisonnière ? Vous êtes à la tête dʼune grosse boite ? Imprimer et envoyer vos factures vous prennent trop de temps ? Vous voulez automatiser le processus ?
Voici trois manières qui vous sont proposées pour automatiser vos factures. Je vous invite à lire avec attention les prochaines lignes. Vous y trouverez surement votre compte.
Si vous pensez que les logiciels sont trop coûteux ou que vous ne leur faites pas assez confiance, vous pouvez toujours automatiser vos factures grâce à EXCEL. En effet, si vous savez vous y prendre, EXCEL, peut devenir un outil de gestion rapide de vos factures. Vous vous demandez comment ? Eh bien, il suffit dʼécrire les macros adéquats.
Un macro est une procédure, un ensemble dʼinstructions informatique, qui exécutent une tache specifique ou renvoient un résultat. Grâce aux macros, vous pouvez créer vos propres commandes. Plus besoin de se dépenser chaque mois en manipulations informatique, pour créer des factures. Il vous suffira juste de cliquer sur un bouton ou dʼexécuter un raccourci clavier, pour générer et imprimer automatiquement vos factures. Les macros sont écrits dans un langage de programmation spécifique. Dans le cas dʼEXCEL, il sʼagit de Visual Basic pour Application (VBA). Cela vous semble un peu compliqué ? Ne vous inquiétez pas, il nʼest pas nécessaire dʼêtre un programmeur pour créer un macro. EXCEL est doté dʼun enregistreur de macros, donc il vous suffit dʼapprendre comment faire au début, et le reste suivra naturellement plus tard. Grâce aux macros, à EXCEL, vous pourrez automatiquement envoyer les factures à vos clients, de manière électronique.
Vous pourrez donc bénéficier dʼun gain de temps considérable, dans la gestion de vos factures. Imprimer et envoyer des factures ne seront plus aussi stressant et chronophages. Il suffit juste de vous y essayer.
1/ La dématérialisation
La dématérialisation de factures, consiste à les faire passer du support physique, cʼest à dire du papier, au support électronique (numérique). Ces dernières années, suite aux progrès technologiques, on observe une tendance de plus en plus forte, à la dématérialisation des factures. Le processus de dématérialisation peut être scindé en deux phases: lʼenvoi et la réception. La dématérialisation des factures comporte de nombreux avantages. Par exemple, comparativement au système traditionnel qui est onéreux et chronophage, la dématérialisation permet un énorme gain de temps et dʼargent. La dématérialisation permet en effet dʼéconomiser en moyenne 70 pour cent des coûts liés à la facturation traditionnelle. La plupart des prestataires sʼaccorderont pour vous dire que si une facture papier a un coût, qui tourne autour de 17 euros par exemple, la facture dématérialisée elle, coûte environ 4 euros. Un gain dʼargent considérable. Elle permet aussi de gagner 10 à 15 jours dans le traitement des factures (gain de temps). Aussi, lʼarchivage électronique vous permet de retrouver immédiatement une facture. Imaginez par exemple que lʼadministration fiscale ou le client vous demande la facture, pour justifier telle ou telle opération financière. Plus besoin de perdre votre temps et votre énergie à fouiller dans des méandres de papiers à la recherche de votre facture. Vu qu’elle est archivée électroniquement, vous pouvez facilement y avoir accès. Les factures électroniques ont aujourd’hui une valeur probante. Elles sont encadrées par des textes législatifs. Enfin, le processus de dématérialisation, peut aussi intégrer des progiciels, ou des logiciels de facturation (dont je parlerai plus loin). Pour finir, vous devez savoir quʼil existe dans ce cadre deux modes de facturation: - La facturation simple où malgré lʼéchange électronique, la preuve juridique reste la facture papier. - La dématérialisation fiscale où tout est fait par voie électronique. Voilà donc quelques avantages que vous aurez, en optant pour la dématérialisation de vos factures.2/ Utilisez un logiciel ou une application de gestion automatique des factures
Il existe des logiciels qui prennent en charge la création, lʼétablissement et lʼexpédition des factures, de manière simple et rapide. Ce type de logiciel, a montré une réelle efficacité notamment dans le monde des entreprises. La preuve en est que la plupart des entreprises optent pour cette solution. Grace aux logiciels de facturation, le processus devient automatique, et cela vous évite un travail pénible. Vous pourrez appliquer le principe du TIME IS MONEY, le temps cʼest de lʼargent. Les logiciels et les applications de facturation automatiques vous feront donc gagner du temps, que vous pourrez consacrer à autre chose. Les logiciels de gestion de factures ont plusieurs avantages. Dʼabord, toutes les taches inutiles et répétitives, sont supprimées, grâce à des paramètres et des formulaires standards. Vous pouvez établir vos factures en quelques clics seulement. Ensuite, lorsque ce programme est intégré au logiciel, vous pourrez gérer plus facilement les retards de paiement. Il vous suffit de quelques clics, ou même parfois, pas du tout. Car en effet, le logiciel peut être programmé pour envoyer automatiquement des rappels, dès que le délai de paiement est dépassé. Aussi, grâce aux logiciels de facturation, vous pouvez connaitre en quelques clics, les factures payées, celles impayées, et/ou celles qui doivent bientôt être payées. Enfin, vous pourrez envoyer des factures sans que cela vous coûte quoi que ce soit. Grâce aux logiciels, vous pouvez envoyer des factures électroniques. Cela réduit considérablement le temps dʼenvoi, et vous épargne un stress, ainsi que des frais inutiles. Lʼenvoi électronique a également pour corollaire, de vous permettre de savoir si la facture a été consultée ou pas. Cʼest donc là quelques avantages que vous procure un logiciel de gestion de vos factures.3/ Utilisez EXCEL pour automatiser vos factures
Si vous pensez que les logiciels sont trop coûteux ou que vous ne leur faites pas assez confiance, vous pouvez toujours automatiser vos factures grâce à EXCEL. En effet, si vous savez vous y prendre, EXCEL, peut devenir un outil de gestion rapide de vos factures. Vous vous demandez comment ? Eh bien, il suffit dʼécrire les macros adéquats.
Un macro est une procédure, un ensemble dʼinstructions informatique, qui exécutent une tache specifique ou renvoient un résultat. Grâce aux macros, vous pouvez créer vos propres commandes. Plus besoin de se dépenser chaque mois en manipulations informatique, pour créer des factures. Il vous suffira juste de cliquer sur un bouton ou dʼexécuter un raccourci clavier, pour générer et imprimer automatiquement vos factures. Les macros sont écrits dans un langage de programmation spécifique. Dans le cas dʼEXCEL, il sʼagit de Visual Basic pour Application (VBA). Cela vous semble un peu compliqué ? Ne vous inquiétez pas, il nʼest pas nécessaire dʼêtre un programmeur pour créer un macro. EXCEL est doté dʼun enregistreur de macros, donc il vous suffit dʼapprendre comment faire au début, et le reste suivra naturellement plus tard. Grâce aux macros, à EXCEL, vous pourrez automatiquement envoyer les factures à vos clients, de manière électronique.
Vous pourrez donc bénéficier dʼun gain de temps considérable, dans la gestion de vos factures. Imprimer et envoyer des factures ne seront plus aussi stressant et chronophages. Il suffit juste de vous y essayer.