Les agences PCO

Les Agences professionnelles d'organisation de congrès

Depuis une quinzaine d’années fleurissent les agences PCO (Professionnal Congress Organization). Ces « agences professionnelles organisatrices de congrès » comme Aleou ont pour vocation d’orchestrer, pour des entreprises comme des écoles ou des associations, réunions, séminaires, symposiums, ce dans les conditions les plus agréables possibles et dans le respect de principes éco-responsables de plus en plus stricts.

Le rôle des agences PCO

Elles délestent leurs mandataires d’une foule de démarches logistiques, ciblant le lieu le plus adapté, recherchant des sponsors, coordonnant les prestataires d’hébergement et de restauration. Elles assurent la gestion du budget, des inscriptions et de la communication. Elles prennent en charge la mise en place des expositions, les branchements informatiques et audio‑visuels, l’impression des programmes comme des documents de synthèse. Parfois, elles fournissent même un logiciel spécifique à l’événement.

Des manifestations aussi professionnelles que festives

Ces agences ont pour but le bien-être des participants et, plus techniquement, la satisfaction de leur cerveau reptilien comme de leur cerveau limbique… En effet, leur séjour leur sera d’autant plus profitable intellectuellement qu’il sera synonyme d’insouciance et de convivialité. D’une part, leurs besoins primaires doivent être pleinement satisfaits : rafraîchissements variés et collations, repas équilibrés avec prise en compte des cas particuliers en matière de menus… D’autre part, il leur est salutaire d’allier travail et plaisir. Ainsi la rencontre se déroule dans un endroit, sinon bucolique ou insolite, du moins apaisant. Par ailleurs, elle est assortie de moments d’évasion : sortie en kayak, découverte de la faune avoisinante, baptême en voiture de course sur un circuit voisin… Dans le même esprit sont aménagés des salons intimistes pour les pauses. Enfin et surtout, un agent de la PCO est disponible sur le site pendant toute la durée de la manifestation : il a pour mission d’accueillir le public et de le guider, de répondre à ses interrogations et de le rassurer, de pallier les imprévus…

Une attitude éco-responsable

Les organisateurs événementiels sont soumis à une batterie de normes et de labels relatifs au développement durable et à la qualité, à la santé et à la sécurité, à la responsabilité sociétale et à la lutte contre la discrimination. Cela implique quantité de détails à contrôler, rectifier, valider : des tâches qui seraient trop lourdes pour le commanditaire, dont le métier est, bien-sûr, tout autre. Citons quelques exemples : choisir du personnel formé aux principes éco-citoyens, limiter bouteilles et couverts jetables, veiller à fournir à l’assemblée des sièges ergonomiques, mettre à disposition des hôtes un parcours de santé, prévoir de la nourriture hallal et végétarienne…