Dans le monde trépidant d’aujourd’hui, le besoin d’apprentissage rapide – des éléments d’information courts, mais substantiels, fournis de façon limitée dans le temps – a énormément augmenté.
Pour cette raison, la valeur attachée aux séminaires et autres forums initiés par les entreprises a également augmenté. Lorsqu’on est confronté à un choix entre parcourir des centaines de pages de matériel de recherche ou écouter des experts discuter des sujets d’intérêt dans un cadre confortable et pratique, ce dernier sera très probablement préféré.
Cela démontre la sagesse derrière la tenue de séminaires réguliers comme un moyen rentable et efficace pour les entreprises d’atteindre leurs clients cibles et / ou partenaires de l’industrie.
Voici cinq étapes de la réalisation d’un séminaire réussi et en douceur:
1) Fixer les objectifs et les buts
Comme pour tout événement d’entreprise, tout commence par l’identification du but du séminaire. Les objectifs donneront le ton à l’événement, en indiquant comment, où et quand tenir le séminaire, ainsi que les personnes à impliquer et le montant à dépenser.
2) Prenez le temps de choisir les meilleurs sujets et conférenciers
Dès que les éléments de base du séminaire ont été identifiés (objectifs, budget, date et heure de l’événement, lieu, public cible), les organisateurs sont libres de passer à la prochaine phase de la préparation.
Le fait de s’entendre sur les principaux sujets du séminaire et sur les sujets connexes est un facteur clé pour assurer son succès, tout comme les personnes auxquelles vous les attribuez aux fins de discussion. Bien que les sujets choisis puissent éveiller la curiosité et l’intérêt de votre public cible avant même que l’événement ait lieu, le choix des conférenciers peut également contribuer au succès global du séminaire en termes de participation et d’engagement. Ces deux éléments sont le « cœur et l’âme » de l’événement. Ne laissez pas cela au hasard ou à la complaisance.
3) Les détails de l’événement et les projections de coûts doivent être indiqués
Vous avez obtenu vos conférenciers préférés pour confirmer leur engagement au séminaire? Génial! C’est quand il devient intéressant. Dès que vous avez votre gamme de sujets et d’experts prêts, vous êtes maintenant prêt à passer en mode complet de planification d’événements et de comptabilité. Créer un aperçu des activités du séminaire sur une base horaire, et identifier les coûts attribués à chaque segment du programme. Assurez-vous d’inclure les plans d’action nécessaires pour l’aménagement du lieu et la commercialisation de l’événement.
Une fois que vous les avez, votre équipe peut maintenant produire du matériel de marketing, le déroulement du programme du séminaire et le budget de dépenses complet.
Vous pouvez faire appel aux services d’une agence événementielle comme https://www.tictacevent.com/ pour en apprendre davantage sur les préparatifs.
4) Préparer tout le matériel du séminaire et les autres exigences techniques
En fonction des sujets et de la séquence de programme préparés, prenez le temps de relire, de compiler et d’imprimer tous les documents du séminaire par sujet au moins une (1) semaine avant l’événement, prêts à être distribués!
Et croyez-nous sur parole, une petite répétition technique ne peut pas faire de mal ! Assurez-vous que toutes les présentations visuelles des conférenciers (le cas échéant) ont été mises à l’essai et passées rapidement en revue avant l’événement. Juste pour s’assurer que tous les fichiers sont compatibles avec l’équipement utilisé, et que tout l’équipement est dans un état optimal.
5) Prévoir une dernière réunion de production avant l’événement.
Une fois tous les détails en place, planifiez une réunion de production avec toute l’équipe, les fournisseurs et les conférenciers inclus, pour assurer un déroulement fluide (sinon sans stress) du séminaire ! Découvrez par la suite quels évènements organiser dans une salle de conférence ?